ANNONCE
En moderne virksomhed kan have én leverandør til hjemmesiden, en anden til hosting og flere forskellige cloudtjenester til økonomi, CRM, kommunikation og dokumenthåndtering. Hertil kommer måske ekstern IT-support og særskilte løsninger til sikkerhed og backup.
Hver leverandør kan være dygtig til sit område. Alligevel kan den samlede konstruktion skabe problemer.
Udfordringen opstår især i grænsefladerne. Når to systemer ikke længere udveksler data korrekt, eller medarbejderne pludselig mister adgangen til en tjeneste, er det ikke nødvendigvis tydeligt, hvor fejlen ligger. Så kan virksomheden ende som mellemled mellem flere specialister, der hver især konstaterer, at deres egen del fungerer.
Mange specialister kræver et samlet overblik
Der er gode argumenter for at benytte specialiserede leverandører. Et webbureau har andre kompetencer end en IT-sikkerhedsspecialist, og leverandøren af et branchespecifikt system har en viden, som den almindelige IT-partner ikke nødvendigvis besidder.
Problemet er derfor ikke antallet af leverandører i sig selv.
Det afgørende er, om nogen har overblik over sammenhængene. Virksomheden bør eksempelvis vide, hvem der har ansvaret for brugeradministration, netværk, backup og sikkerhed, og hvem der tager den første fejlsøgning, når årsagen til et problem er uklar.
Det kræver også dokumentation. Kontaktpersoner, systemejere, centrale integrationer og ansvarsområder bør ikke alene eksistere som viden hos enkelte medarbejdere.
Azend arbejder på tværs af blandt andet IT-drift, outsourcing, hosting, sikkerhed, compliance samt AI og automatisering. Det samlede ydelsesområde kan ses på https://azend.dk/. Det illustrerer samtidig, hvor mange forskellige discipliner der efterhånden kan indgå i en virksomheds IT-miljø.
Find ejeren af problemet, før problemet opstår
Leverandørstyring bliver særlig vigtig, når noget går galt.
Forestil dig, at en integration mellem hjemmesiden og virksomhedens CRM pludselig holder op med at fungere. Webleverandøren kan konstatere, at hjemmesiden kører. CRM-leverandøren kan tilsvarende se, at deres system er tilgængeligt. Alligevel kommer data ikke frem.
Hvem undersøger så helheden?
Det spørgsmål bør besvares, mens systemerne fungerer. For centrale løsninger kan virksomheden med fordel kortlægge:
- hvem der ejer systemet internt
- hvilken ekstern leverandør der har ansvaret
- hvilke andre systemer løsningen afhænger af
- hvem der koordinerer fejl på tværs af leverandører
- hvor teknisk dokumentation og kontaktoplysninger findes.
En sådan oversigt behøver ikke være kompliceret. Værdien ligger i, at virksomheden ikke skal rekonstruere hele leverandørkæden midt under en driftsforstyrrelse.
Én IT-partner behøver ikke betyde én leverandør
Et mere samlet ansvar er heller ikke nødvendigvis ensbetydende med, at virksomheden skal opsige sine specialiserede samarbejdspartnere.
Der kan fortsat være god grund til at lade webbureauet udvikle hjemmesiden og en branchespecialist håndtere et bestemt fagsystem. En overordnet IT-partner kan i stedet få til opgave at kende infrastrukturen, koordinere relevante leverandører og sikre, at ansvarsområderne ikke falder mellem to stole.
For nogle virksomheder vil en intern IT-ansvarlig udfylde den rolle. For andre kan den ligge eksternt. Modellen er mindre vigtig end tydeligheden.
Det samme gælder, når nye digitale løsninger bliver købt. Før endnu en leverandør føjes til listen, bør virksomheden undersøge, hvordan løsningen passer ind i det eksisterende miljø, hvem der skal administrere den, og hvem der tager ansvaret, hvis den påvirker andre systemer.
Specialisering kan give adgang til stærke kompetencer. Men jo flere leverandører og tjenester en virksomhed samler, desto vigtigere bliver det at have nogen, der kan se på tværs. Ellers risikerer virksomheden selv at blive den eneste part, der forventes at forstå hele IT-landskabet.
