Telefoni i Microsoft Teams – fleksibel, men kompleks
Microsoft Teams er blevet en uundværlig del af den moderne arbejdsplads. Med muligheden for at integrere telefoni direkte i Teams, får virksomheder adgang til en samlet kommunikationsplatform, hvor chat, møder, filer og opkald smelter sammen.
Især løsningen Microsoft Teams Enterprise Voice giver virksomheder mulighed for at erstatte deres klassiske telefoniløsning med en cloudbaseret, skalerbar og fremtidssikret model.
Men selvom funktionerne i Teams er mange, oplever mange IT-afdelinger, at det hurtigt bliver komplekst at holde styr på opkaldsruter, DDI-numre, Call Queues, agenter og Auto Attendants. Her kommer behovet for specialiserede værktøjer og klare strukturer.
Udfordringer ved klassisk Teams-telefoniadministration
Microsoft tilbyder via Admin Center og PowerShell adgang til at opsætte og vedligeholde telefoni i Teams. Det fungerer fint i mindre opsætninger – men i takt med at antallet af brugere, afdelinger og opkaldsflows vokser, bliver værktøjerne hurtigt utilstrækkelige.
Typiske problemer IT-afdelinger støder på, inkluderer:
- Manuelt overblik over DDI-numre og brugerlicenser
- Tunge arbejdsgange ved oprettelse og ændring af Call Queues og Auto Attendants
- Manglende realtidsdata om agentaktivitet og svartider
- Begrænset mulighed for at dokumentere og analysere opkaldsstruktur og performance
- Ingen visuel adgang til opkaldsflows og konfiguration
Disse udfordringer gør det svært at drive en effektiv og professionel telefoniinfrastruktur i Teams, og derfor vælger mange virksomheder at anvende dedikerede værktøjer fra Performance Metrics.
Performance Metrics – specialister i Teams telefoniadministration
Performance Metrics har specialiseret sig i løsninger til administration og optimering af telefoni i Microsoft Teams. Deres produkter er cloudbaserede og udviklet med fokus på både brugervenlighed, skalerbarhed og integration i Microsoft 365-miljøet.
Deres produktportefølje består blandt andet af følgende løsninger:
DDI Manager – kontrol over dine DDI-numre
DDI Manager er et værktøj, der gør det enkelt at administrere og dokumentere DDI-numre (Direct Dial-In) i Microsoft Teams. Løsningen giver administratorer mulighed for at:
- Se hvilke numre der er i brug, ledige eller reserverede
- Organisere nummerserier på tværs af afdelinger og lokationer
- Tildele og frigive numre automatisk ved onboarding og offboarding
- Logge og dokumentere alle ændringer
- Integrere med Microsoft Teams og Azure AD
DDI Manager skaber struktur, sparer tid og minimerer fejl – særligt i organisationer med mange brugere eller høj medarbejderomsætning.
VoiceQ365 – fleksibel konfiguration af Call Queues og Auto Attendants
VoiceQ365 er et konfigurationsværktøj, der forenkler opsætningen af opkaldsflows, herunder:
- Auto Attendants og menustrukturer
- Call Queues med agenttilknytning
- Åbningstider, pausebeskeder og viderestilling
- Realtidsindsigt i køstatus og agentaktivitet
- Visuel konfiguration i stedet for tekniske scripts
Med VoiceQ365 kan ændringer foretages hurtigt og sikkert, uden at IT-afdelingen skal bruge tid på avanceret PowerShell eller komplekse menuer i Admin Center.
Værktøjet kommer også med en indbygget wallboard-funktion og integration med Power BI, så telefoniens ydeevne nemt kan monitoreres og analyseres.
License Overview – få styr på licenser og brugeradgang
License Overview giver et klart overblik over, hvilke Teams-brugere der har hvilke licenser. Det er særligt relevant for virksomheder, der vil sikre:
- At brugere med telefoniadgang har de rette licenser
- At inaktive brugere ikke optager ressourcer
- At der ikke er overlap mellem forskellige licensniveauer
Værktøjet kan også bruges til at optimere licensøkonomien og sikre, at virksomheden kun betaler for det, den bruger.
Teams Voice Dashboard – indsigt i performance og opkaldsdata
Teams Voice Dashboard er en visuel rapporteringsløsning baseret på Power BI. Den giver virksomheden adgang til:
- Opkaldsstatistik og svartider
- Agentperformance og købelastning
- Identifikation af flaskehalse i opkaldsflow
- Sammenligninger over tid og mellem teams
Denne indsigt giver ledelsen og IT-afdelingen mulighed for at optimere både bemanding og kundeserviceoplevelse.
Fordele for hele organisationen
Ved at implementere Performance Metrics’ værktøjer får virksomheden ikke bare bedre tekniske værktøjer – man forbedrer hele arbejdsflowet omkring telefoni:
For IT:
- Tidsbesparelser ved ændringer og brugeradministration
- Mindre afhængighed af avanceret teknisk viden
- Mulighed for at arbejde mere proaktivt og strategisk
For brugere:
- Hurtigere onboarding
- Færre fejl og misforståelser i opkaldsflows
- Bedre integration med daglige Teams-opgaver
For kunder og eksterne kontakter:
- Kortere ventetider og færre viderestillinger
- Professionel opkaldsoplevelse
- Øget tilgængelighed
Hvem har gavn af løsningerne?
Løsningerne fra Performance Metrics er særligt relevante for:
- Organisationer med mere end 50 Teams-brugere
- Virksomheder med flere afdelinger eller lokationer
- Callcentre, supportfunktioner og helpdesks
- Offentlige myndigheder med krav til dokumentation og tilgængelighed
- IT-serviceudbydere (MSP’er), der administrerer telefoni for kunder
Løsningerne skalerer op eller ned alt efter virksomhedens størrelse og behov, og de fungerer uanset om man anvender Calling Plans eller Direct Routing.
Fremtidssikret telefoniadministration
Microsoft Teams telefoni er fremtiden for mange virksomheder. Men for at få fuldt udbytte af teknologien kræver det, at man har styr på de administrative processer. Her gør Performance Metrics det muligt at automatisere og optimere alle de områder, der typisk kræver manuelle processer og stor teknisk indsigt.
Ved at kombinere Microsofts stærke infrastruktur med Performance Metrics’ specialværktøjer opnår man en moderne, effektiv og skalerbar telefoniopsætning – uden at gå på kompromis med kontrol og overblik.
